Bevor Sie über Software nachdenken: Machen Sie den 2-Minuten-Selbsttest. Am Ende wissen Sie, wo Ihre Verwaltung wirklich steht — und ob sich ein System für Sie lohnt.
9 Fragen · keine Anmeldung · sofort ausgewertet
Erst wenn der Ist-Zustand klar ist, hört das Suchen auf und die Arbeit fängt an.
Und erst recht nicht, wer sie hat. Im Schadensfall fehlt der Versicherung die belastbare Übersicht.
Ohne eindeutige Zuordnung wird jede Inventur zur Suchaktion – das Ergebnis bleibt Schätzung.
Ausgelöst, aber nirgends erfasst. Offene Vorgänge geraten in Rückstand, weil der Überblick fehlt.
Kein zentrales Verzeichnis, keine Rückverfolgung. Papierbelege sind weder revisions- noch fälschungssicher.
Meldungen zu Liegenschaften kommen per E-Mail und lassen sich später nur mühsam wiederfinden.
Bestand sichern, Bestellungen abarbeiten, auswerten – alles bleibt liegen, solange der Ist-Zustand unklar ist.
Links, was heute hakt. Rechts das Modul und wie KeyManager Pro es löst.
| Aktuelles Problem | Modul | So wird es gelöst |
|---|---|---|
| Niemand kennt die Zahl im Umlauf | Lagerorte & Inventar | Jeder Schlüssel erfasst und zählbar. Der Bestand ist anklickbar und führt direkt zur Liste dahinter. |
| Ist es der richtige Schlüssel? | Schließpläne | Eindeutige Zuordnung Schlüssel → Tür über die bearbeitbare Schließmatrix statt PDF. |
| Bestellungen laufen am System vorbei | Bestellungen | Jede Bestellung hängt an der Liegenschaft. Offener Stand, Angebots- und Rechnungssumme jederzeit sichtbar. |
| Übergaben nur auf Papier quittiert | Leihwesen & Übergabe | Zwei-Faktor-Bestätigung per SMS oder E-Mail. Revisionssicher, mit Rückgabedatum und Erinnerung. |
| Anfragen verschwinden im Postfach | Jede Nachricht wird Kontakt, Objekt, Bestellung oder Übergabe zugeordnet – aus der Mail wird eine Aktion. | |
| Gesucht wird mehr als gearbeitet | Liegenschaften | Eine Akte je Objekt. Der Ist-Zustand steht beim Anmelden – nicht nach zwei Tagen Suche. |
Ob Kommune, Immobiliengesellschaft oder Hausverwaltung – am Ende wissen Sie, wo Sie stehen.
Schlüsselbuch · Ordner · Quittungen
Suchen in Sekunden statt im Aktenschrank · Unterschrift digital erfasst statt abgeheftet · Inventur wird Kontrolle statt Suchaktion · bei Verlust sofort sichtbar, welche Türen betroffen sind · eine Übersicht, die der Versicherung genügt.
Meist nur der Schlüssel verwaltet
Bestellung, E-Mail und Übergabe am selben Objekt · Zwei-Faktor-Bestätigung statt Häkchen · Schließplan als bearbeitbare Matrix statt PDF · aus einer E-Mail wird direkt eine Bestellung · mandantenfähig, getrennte Daten in einem System.
Schlüssel, die seit Jahrzehnten im Umlauf sind, holt keine Software zurück. Was wir versprechen: ab dem Stichtag ist jeder neue Schlüssel erfasst.
Diesen Bestand kann niemand rückwirkend sauber machen – auch wir nicht. Wir sagen das offen, statt einen Neustart zu versprechen, den es nicht gibt.
Was ab Tag eins bestellt wird, ist registriert. Zu jeder Übergabe steht fest: wer, wie viele, aus welcher Bestellung.
Bestellung, Einbau, Erfassung, Übergabe – alles im System. Die Altlasten von heute entstehen hier nie.
Vier Schritte, ein Nachweis, der auch der Versicherung standhält.
Schlüssel aus dem Bestand, Person aus den Kontakten.
Als Entwurf gespeichert. Noch nichts verbindlich.
Code per SMS/E-Mail. Erst damit wird es wirksam.
Frist läuft, Erinnerung automatisch, Überfälliges markiert.
| Nr. | Bezeichnung | Liegenschaft | Übergeben an | Überfällig |
|---|---|---|---|---|
| GS-14 | Generalschlüssel | Neckarstraße 27 | Markus Wendt | — |
| T-042 | Transponder | Gutenbergstraße 12 | A. Vogt (Elektro) | 23 Tage |
| K-08 | Zylinderschlüssel | Katherinenstraße 56 | HV Lindenhof | 4 Tage |
| S-113 | Haupteingang | Zeppelinstraße 2 | Sabine Kraus | — |
Kein Modul steht allein.
Zentrale Akte je Objekt: Mieter, Schließplan, Sicherungskarten, Dokumente, E-Mails, Bestellungen & Übergaben – alles unter einer Adresse.
Plan hochladen, als Matrix erweitern, fest mit der Liegenschaft verknüpfen. Sie sehen, welcher Schlüssel welche Tür öffnet.
Mieter, Hausmeister, Verwalter, Handwerker & Lieferanten – verknüpft mit Objekt, Übergabe und Bestellung.
Tresore & Lagerplätze anlegen und Objekten zuordnen. Erfasst wird Schlüssel, Sicherungskarte und Schließzylinder.
Übergabe mit Zwei-Faktor-Bestätigung per SMS oder E-Mail. Rückgabedatum, automatische Erinnerung, Überfälligkeiten sichtbar.
Liegenschaft wählen – Schließpläne & Dokumente hängen sofort an der Angebotsanfrage. Angebots- und Rechnungssumme hinterlegen.
Bestehendes Postfach anbinden. Jede Nachricht bekommt Status & Zuordnung – zu Kontakt, Objekt, Bestellung oder Übergabe.
Eine Mail wird nicht gelesen und abgelegt, sondern zur Bestellung umgewandelt oder als Auftrag an den Handwerker geschickt – vom Eingang bis zur Rechnung nachvollziehbar.
Jede E-Mail, jede Meldung wird aufgearbeitet – aber immer nur als Entwurf. Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus. Sie sind der Operator.
Nicht alles auf einmal. Außenbereich, Technikräume und kritische Räume werden digital, alles andere bleibt bewusst mechanisch.
Bleibt bestehen – für Notfall, gewohnte Abläufe und alle Türen, an denen digital keinen Mehrwert bringt.
Für Mitarbeitende. Zentral vergeben, zentral gesperrt – ohne die ganze Anlage anzufassen.
Für Handwerker & Dritte. Der Zugang läuft ab, statt verloren zu gehen. Geht er verloren, ist die Anlage nicht betroffen.
Ist-Zustand aufnehmen – Lager, Tresor, ausgegebene Schlüssel, auf Wunsch vor Ort. Excel-Listen importieren wir.
Plombe und RFID-Chip. Der zurückkommende Schlüssel ist nachweislich derselbe. Inventur wird zum Scannen.
Im digitalen Tresor ist jeder Schlüssel einzeln gesichert. Geöffnet mit Transponder, PIN oder QR-Code.
Wir sehen nach, welche Türen das Risiko wirklich tragen: Außenbereich, Technik, Haupteingänge.
Genau dort setzen wir digitale Schließung ein. Geht ein Zugang verloren, ist die Anlage nicht betroffen.
Prospekt, Modulübersicht und Checklisten als PDF – zum Weiterreichen an Entscheider.
Nein. Ab dem Stichtag ist jeder neue Schlüssel erfasst, jede neue Anlage lückenlos. Den Altbestand können Sie nebenbei nachpflegen – nichts blockiert den Start.
Ja. Übergaben werden mit Zwei-Faktor-Bestätigung dokumentiert, jeder Vorgang ist nachvollziehbar und DSGVO-konform, Hosting in Deutschland. Mandantenfähig, mit getrennten Daten je Bereich.
Ja. In Phase 1 importieren wir Ihre Listen, danach hängt jeder Eintrag an der richtigen Liegenschaft.
Nein. Wir arbeiten hybrid: kritische Türen und Außenbereiche werden digital, der Innenbereich bleibt mechanisch. Sie können nach jeder Phase aufhören.
Nein. Der Copilot arbeitet jede Anfrage vor und schlägt Antwort und Aktion als Entwurf vor. Freigegeben wird nichts ohne Sie – Sie sind der Operator. So bleibt jeder Vorgang nachvollziehbar.
Dann sagen wir Ihnen das. Machen Sie den Selbsttest oder vereinbaren Sie einen Termin – wir prüfen gemeinsam, ob sich ein System für Sie überhaupt lohnt.
20 Minuten an Ihren eigenen Objekten. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine ehrliche Einschätzung.
Ehrlich beantwortet reicht — am Ende sehen Sie eine klare Empfehlung.
20 Minuten an Ihren eigenen Objekten — ehrliche Einschätzung, kein Verkaufsgespräch.